Universiteit Maastricht 1600X1067

Directe, heldere communicatie met perfecte dekking voor Universiteit Maastricht

De Universiteit Maastricht (UM) is de meest internationale universiteit van Nederland met ruim 20.000 studenten en 4.400 medewerkers. De UM is verspreid over diverse campussen en gebouwen door de stad Maastricht, gescheiden door de rivier. Dit biedt de nodige uitdagingen om de dekking en bereikbaarheid van de missie kritische communicatie te garanderen. Een uitdaging die we zijn aangegaan.

Optimaal functionerende BHV-organisatie een vereiste

Stefan Coumans, 32 jaar, is functioneel informatiebeheerder binnen het Service Centre en sinds juni 2012 verantwoordelijk voor het functioneren van diverse systemen. Onder Facility Services valt het beheer van het portofoonsysteem, BHV-oproepsysteem en CCTV-systeem van de Universiteit. Daarnaast begeleidt Stefan implementatietrajecten van nieuwe functionaliteiten en vertelt waarom de Universiteit Maastricht naar een oplossing zocht voor de verouderde systemen. Stefan: “Door een toenemend aantal studenten, medewerkers en gebouwen werd het oude systeem op de proef gesteld. Verouderde hardware en beperkte dekking en ontvangst zorgden voor ergernis en onnodige tijdsverspilling tijdens calamiteiten. Er moest een nieuwe oplossing komen om de BHV-organisatie optimaal te kunnen laten functioneren.”

Problemen door beperkte dekking

De grootste uitdaging op gebied van missie kritische communicatie is de verspreiding van campussen en gebouwen door de stad Maastricht, gescheiden door de rivier.

Stefan: “De gebouwen van de universiteit zijn verspreid over de gehele stad. Het is een mix van een twee campussen en losse gebouwen. Van nieuwe kantoorpanden tot monumentale panden. De dekking in kelders en andere uithoeken van deze panden laat vaak te wensen over. Met het nieuwe TETRA-systeem is dit grotendeels opgelost en hebben we overal dekking, ook op moeilijk bereikbare plaatsen.”

Diverse gespreksgroepen

TETRA is een degelijke en gebruiksvriendelijke oplossing voor het voeren van communicatie over specifieke groepen die in contact staan met de meldkamer van de UM. Stefan: “Wij gebruiken in totaal zes groepen, waarvan twee belangrijk zijn voor de BHV-organisatie. Dit veroorzaakt geen verwarring en is helder voor alle BHV’ers.”

Behoefte Universiteit Maastricht

Flash was al de onderhoudspartij van het oude systeem. Stefan: “Samen zijn we gaan kijken naar een gepaste oplossing die binnen de gestelde eisen valt. Flash adviseerde ons een oplossing op basis van het TETRA standaard. Een degelijke en gebruiksvriendelijke oplossing voor het voeren van communicatie over specifieke groepen die in contact staan met de meldkamer van de UM.

Met het oude systeem was de dekking onvoldoende. Stefan: “Ieder pand is uniek en heeft zijn eigen eigenschappen zoals laboratoria met gevaarlijke stoffen, veel uithoeken in monumentale panden, en kelders en/of trappen. Iedere faculteit heeft daarom een eigen BHV-organisatie. De centrale coördinatie gebeurt vanuit één gedeelde meldkamer. Alle alarmering zoals brandmeldingen, persoonsbeveiliging en zuurstofalarmen worden via een vast opgesteld protocol opgevolgd.

Vanwege de slechte dekking werd er vaak een directe verbinding gemaakt tussen de portofoons onderling in een pand. De meldkamer miste hierdoor gesprekken en kreeg niet altijd alle berichten mee. Dit is inefficiënt, risicovol en zeer onwenselijk.

Nieuwe oplossing

Doordat de meldkamer niet alle oproepen direct meekreeg, ontstond er onnodige tijdsverspilling tijdens calamiteiten. Er moest een nieuwe oplossing komen. Stefan: “Onze specifieke eis was overal dekking in alle panden. Flash heeft een aantal dagen met meerdere mensen door heel Maastricht dekkingsmetingen uitgevoerd om geschikte antenne opstelpunten te bepalen. Onze BHV-organisatie heeft de portofooninstallatie uitvoerig getest. Iedereen was verbaasd over hoe helder de spraak door kwam ten opzichte van de oude installatie. Een vooruitgang op zichzelf. Verder was de dekking van het systeem vele malen groter. Dankzij de expertise van Flash op dit gebied is het aantal opstelpunten gelijk gebleven aan de oude situatie, maar is de dekking sterk verbeterd. Ook de huurconstructie ontzorgt de UM op gebied van storingsonderhoud, preventief-onderhoud en administratie.”

De Universiteit Maastricht onderscheidt zich door haar innovatieve onderwijsmodel, het internationale karakter en multidisciplinaire benadering. Voor de toekomst kijkt de Universiteit Maastricht dan ook uit naar verdere innovaties op gebied van missie kritische communicatie. Stefan: “We zijn aan het kijken op welke manier wij dit systeem breder kunnen toepassen en koppelen met andere systemen. Verdere plannen zijn er niet op dit moment, we zijn tevreden.”

Nog meer redenen waarom Universiteit Maastricht voor Flash gekozen heeft:

  • Inventief
  • Integratie met ander systemen
  • Optimale dekking
  • Heldere spraak
  • Goede implementatie en training
  • Communicatie met meerdere gespreksgroepen verspreid over de stad
  • Dekking in de meest moeilijke panden en kelders
  • Goede oplossingen voor de BHV organisatie